E-Mails an die Gemeinde

Sie möchten sicher, rechtsverbindlich und signaturgesetzkonform auf elektronischem Wege mit Ihrer Behörde kommunizieren?

Kein Problem!

Die Gemeinde Kirkel bietet mit dem virtuellen Briefkasten eGo-Mail die Möglichkeit zur sicheren und rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Saarlandes ( SVwVfG ). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Gemeinde Kirkel eröffnet diesen Zugang nach den nachfolgend veröffentlichten rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen.

Die Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation mit der Gemeinde Kirkel finden Sie hier.

Die Virtuelle Poststelle – eGo-MAIL bietet Ihnen einen sicheren und rechtskonformen Datentransfer im deutschen E-Government. Die sogenannten OSCI-Nachrichten gewährleisten Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit in der elektronischen Kommunikation. Die Client-Anwendung sorgt durch eine starke „Ende-zu-Ende“- Verschlüsselung für Vertraulichkeit und trägt dadurch den hohen Anforderungen des Datenschutzes Rechnung. „Ende-zu-Ende“-Verschlüsselung bedeutet, dass alle Daten vom Client des Versenders verschlüsselt und erst vom Client des Empfängers wieder entschlüsselt werden. Durch Protokollierungs- und Quittungsmechanismen wird ein „elektronisches Einschreiben mit Rückschein“ realisiert. Falls erforderlich oder gewünscht, können qualifizierte Signaturen eingesetzt werden. Dabei ist eGo-MAIL so einfach wie eine E-Mail-Anwendung. Mit eGo-MAIL können alle gängigen Signaturkarten und Lesegeräte benutzt werden. Die Anwendung ist plattformunabhängig und basiert auf der bewährten JavaTM-Technologie, wodurch die Lauffähigkeit sowohl in Microsoft Windows- als auch Linux-Umgebungen gewährleistet wird. Somit ist eGo-MAIL in unterschiedlichen Systemumgebungen und Infrastrukturen verwendbar.

Wichtig ist, dass Sie eine aktuelle Java-Version auf Ihrem PC installiert haben, diese können sie Hier herunterladen. Als virtuelle Poststelle – eGo-MAIL wird die Software Governikus Communicator der Firma Bremen online Service GmbH genutzt. Diese wird beim erstmaligen Herunterladen automatisch installiert. Auftretende Sicherheitswarnungen sollten Sie mit Starten / Installieren beantworten, da ansonsten eGo-MAIL nicht genutzt werden kann. Der erstmalige Vorgang kann aufgrund der großen Datenmenge je nach Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie hierfür Verständnis. Beim erstmaligen Herunterladen müssen Sie der Datenschutzerklärung zustimmen, bitte beachten Sie die Hinweise dieser Seite.

Wenn Sie Ihr Postfach einrichten, müssen Sie Ihre Visitenkarte ausfüllen. Die folgenden personenbezogenen Daten sind Pflichtangaben:

  • Anrede
  • Name
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Telefon

Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig. Danach werden Sie nach dem Namen Ihres Postfaches gefragt. Hier können Sie beispielsweise Ihren Namen sowie Ihren Wohnort als Postfachname verwenden. Bei der Auswahl des Ver- und Entschlüsselungszertifikates können Sie sich ein Softwarezertifikat eigenhändig erstellen. Hierfür müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden:

  • Name: Bitte geben Sie Ihren Vor- und Zunamen an
  • Organisation: Wählen Sie hier bitte zwischen Bürger oder Unternehmen
  • Organisationseinheit: Geben Sie hier bitte Ihren Wohnort an
  • Land: DE
  • PIN: Hier müssen Sie einen selbstgewählten Zahlencode eingeben
  • PIN-Wiederholung: Bitte wiederholen Sie hier Ihren Zahlencode

Das Zertifikat wird nun auf Ihrem PC gespeichert. Nach erneuter Eingabe des Zahlencodes ist Ihr Zertifikat erstellt. Sie erhalten nun die Anzeige, dass Ihr Postfach noch nicht freigeschaltet wurde. Ihre Anmeldung wird nun auf Fehler überprüft und in der Regel innerhalb von 3 Tagen freigeschaltet. Danach können Sie die Virtuelle Poststelle – eGo-MAIL jederzeit zur sicheren el. Kommunikation mit den saarländischen Behörden nutzen. Viel Erfolg beim Einrichten und bei der Nutzung der Virtuellen Poststelle – eGo-MAIL.

Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Saarlandes (SVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht. Sollte es sich um sensible und vertrauliche Daten handeln, kann man zur Übermittlung auch die Virtuelle Poststelle nutzen.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

1. Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle auf den Internetseiten der jeweiligen Behörde oder an die in den Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.

2. Formfreie, jedoch vertrauliche (verschlüsselte) Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, jedoch vertraulich (verschlüsselt) übermittelt werden sollen, benutzen Sie bitte die virtuelle Poststelle eGo-MAIL. Hierbei werden die übermittelten Nachrichten mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt.

3. Formgebundene Vorgänge:
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an die virtuelle Poststelle eGo-MAIL der Landes-, Kreis-, Stadt- oder Gemeindeverwaltung rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken.

Rahmenbedingungen für die Nutzung von eGo-MAIL

Sie haben die Möglichkeit an jede übermittelte Nachricht Dateianhänge (Anlagen) hinzuzufügen. Diese dürfen eine maximale Größe von 30 MB nicht überschreiten. Da in den Landes- und Kommunalverwaltungen nicht alle Dateiformate verarbeitet werden können, sind nur folgende gängige Formate zur Übermittlung zugelassen:

  • Textformate: txt, .rtf
  • Sonstige: pdf, zip

Falls Sie zip-Dateien verwenden, können Sie auch Dokumente mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) übermitteln. Die Abgabe von Angeboten nach Vergabeverfahren, z.B. VOB, VOL, auf dem elektronischen Weg wird ausgeschlossen. Die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechen, erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass der Bescheid bzw. die Rückmeldung der Behörde derzeit noch per Briefpost erfolgt.

Datenschutz

Alle persönlichen Daten werden im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt.
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